Retenues sur salaire : connaître les pratiques légales et interdites

Si tout travail mérite salaire, lorsque ce travail est mal fait, involontairement ou non, l’employeur peut-il ne pas payer tout le salaire ? Et s’il en a trop versé, peut-il déduire ce trop versé le mois suivant ? Faisons le point sur ce qui est autorisé et interdit en matière de retenues sur salaire.

Les retenues autorisées

✅ Le salarié absent doit justifier d’un motif légitime : maladie, naissance d’un enfant, décès d’un parent, convocation en justice … A défaut de motif, l’employeur n’est pas tenu de payer les jours non travaillés. Il en va de même des absences pour enfant malade qui ne sont pas payées.

ATTENTION : Certaines conventions collectives prévoient plus de jours d’absences autorisées. Il faut toujours vérifier avant de déduire une journée d’absence s’un salarié.

✅ Pour toute avance sur salaire, l’employeur peut se rembourser chaque mois en retenant au plus 10 % du salaire brut. S’il s’agit d’un prêt, constaté par un contrat de prêt en bonne et due forme, l’employeur ne peut pas se rembourser directement sur le salaire.

ATTENTION : : Un prêt à un salarié doit respecter certaines conditions :

être fait par écrit
être déclaré aux impôts s’il excède 1500 euros
être soumis aux règles du code de la consommation

✅ Les sommes versées par erreur au salarié peuvent être déduites du salaire qui lui est dû par compensation. Il en va de même de certaines sommes dues en exécution de clauses spéciales du contrat.
Exemple : une clause dédit formation, une clause de remboursement de la prime de « Golden Hello ».

✅ L’employeur qui reçoit une notification de saisie du salaire de son employé n’a pas d’autre choix que de s’exécuter en retenant chaque mois la somme fixée. A défaut, il devrait la verser sur ses fonds propres, sans recours contre son salarié.

Les retenues interdites

❌ Il est interdit de faire de sanctionner financièrement un salarié qui, par maladresse ou inattention, a abîmé ou perdu un matériel ou une marchandise.

S’il s’agit d’un outil ou matériel nécessaire à l’exécution de son travail, de matières ou matériaux qui lui avaient été confiés, ou de l’argent confié pour l’achat de ceux-ci, le salarié pourra être sanctionné financièrement, mais à la condition que l’employeur lui reproche une faute lourde. Ce type de faute est très difficile à prouver puisqu’il faut démontrer l’intention du salarié de nuire à l’entreprise. Autant dire, qu’aucune retenue sur salaire ne peut être faite si le salarié casse ou perd un matériel ou marchandises.

❌ Comme pour la casse, le vol n’est pas sanctionnable financièrement s’il n’est pas démontré l’intention de nuire du salarié. En effet, si le vol est une faute grave qui peut justifier un licenciement sans indemnité, il n’est pas nécessairement une faute lourde qui permettrait une retenue sur le salaire.

Il faudra d’abord déposer plainte, puis demander au Tribunal qu’il condamne le salarié à rembourser ce qu’il a volé. Une retenue d’office sur salaire serait illégale.

❌ S’il est permis de fixer des objectifs à atteindre à un salarié, son salaire ne pourra pas être réduit s’il n’y arrive pas.

Dans ce cas, il faudra envisager un licenciement pour insuffisance professionnelle, mais aucune sanction disciplinaire ne sera justifiable.

Sauf exceptions assez rares, les retenues sur salaire sont interdites, car il n’est pas permis de se faire justice soi-même. Il vaut mieux rappeler les règles et s’orienter ensuite sur une procédure disciplinaire. Pour savoir quelle décision prendre, il est indispensable d’être bien conseillé. Notre cabinet accompagne les chefs d’entreprise dans leurs décisions en matière de gestion des ressources humaines.